依法治档 服务社会(五十三)

©原创   2024-02-08 10:30  

《收集到的实物档案要怎么整理呀?》

声像、电子、实物档案按“件”整理,按“件”整理的档案整理步骤是:

文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。

根据本单位的归档范围,对每一件实物进行鉴定,判断其是否应当归档;对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定;

实物档案有各种各样的载体形态,所以保管的方式和要求各不相同。归档实物的保管期限一般划为永久保存。其他无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。

一般的实物档案以“件”为单位进行归档,比如一张奖状、一个奖杯都记为一件。

当实物档案较多时,首先我们需要区分实物的载体,如奖状、奖杯、锦旗等类,区分清实物档案的载体后,我们还要对实物档案进行清洁和修整,尽量恢复它的原状。

之后就像文书档案一样,要对它们进行分类排序,在按照实物类型进行排序后,为它们赋予代字或代码,将同一类的档案按照时间顺序排列,如时间相同则可以按照其重要性进行排列。

总之,在同一个单位排序的方法要相对统一。实物档案与其他档案一样,也要编号,一般是全宗号+目录号+顺序号,顺序按照大流水编号。有条件的档案馆(室)还可以借助物联网技术,实现实物档案管理可视化。

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